6 Tips Sederhana Jadi Notulis Andal, Gampang Banget Diterapkan
Dalam sebuah rapat, seminar, atau sidang, biasanya dibutuhkan notulen yang merupakan catatan jalannya kegiatan dan memuat poin-poin penting yang dibahas dalam kegiatan tersebut. Nah, sseorang yang bertanggung jawab untuk membuat notulen ini disebut sebagai notulis.
Tapi tahu gak sih kalau posisi sebagai notulis ini seringkali dihindari oleh kebanyakan orang. Mereka beranggapan menjadi notulis itu merepotkan karena harus fokus sepanjang acara berlangsung, butuh kemampuan multitasking, dan membosankan.
Padahal, menjadi notulis gak seribet itu kok, asalkan kamu paham enam tips sederhana jadi notulis handal berikut ini!
1. Pahami dulu maksud dan tujuan dari acara yang kamu ikuti
Hal pertama yang harus kamu lakukan adalah memahami maksud dan tujuan acara yang diadakan. Baik itu rapat, seminar, atau sidang misalnya, kamu harus benar-benar memahami goals dari kegiatan tersebut. Pasalnya, tingkat pemahamanmu ini akan sangat berpengaruh pada kualitas notulen yang kami hasilkan.
Kamu bisa melakukan riset terlebih dahulu, misalnya beberapa hari atau beberapa jam sebelum acara berlangsung. Tanyakan pada tim panitia, atasan, atau rekan kerja yanh sekiranya dapat memberikan penjelasan dengan detail. Dengan begitu, kamu akan lebih siap mengikuti jalannya acara dan melakukan tugasmu sebagai notulis dengan baik.
2. Siapkan peralatan yang kamu butuhkan sebagai notulis
Sebelum acara berlangsung, pastikan kamu sudah siap dengan alat-alat yang akan kamu butuhkan sepanjang acara. Laptop, buku catatan, dan alat tulis misalnya, adalah beberapa alat yang dapat membantu pekerjaanmu sebagai notulis.
Alat perekam khusus atau samrtphone dengan fitur recording juga bisa kamu pakai. Hasil rekaman acara akan sangat membantu ketika kamu ingin membuat notulen setelah acara selesai, atau juga bisa digunakan ketika kamu ingin memeriksa ulang notulen yang sudah kamu buat.
3. Cari tahu dan kenali peserta yang hadir di acara tersebut
Selain melakukan riset terkait maksud dan tujuan diadakannya acara, ada hal lain juga lho yang harus kamu cari tahu. Yup, cari tahu dan kenali siapa saja peserta yang akan hadir dalam acara tersebut.
Pasalnya, kamu mungkin akan menemukan nama-nama orang yang menjadi bagian penting dalam acara tersebut, misalnya pemimpin rapat, pembicara, atau ketua acara. Kamu juga perlu mencatat title atau jabatan mereka untuk memudahkanmu ketika membuat notulen.
4. Konsentrasi dan tangkap inti sari dari setiap pembahasan
Menjadi notulis memang butuh ketrampilan dan kemampuan fokus yang tinggi. Tidak perlu mencatat setiap kata atau kalimat yang muncul dalam acara, tapi asah ketrampilanmu untuk menangkap dan mencatat inti sarinya saja.
Nah untuk bisa terampil merumuskan inti sari dari setiap pembahasan, mendengarkan dengan fokus adalah kuncinya. Jangan mudah terdistraksi dengan hal-hal lain yang terjadi selama rapat, seperti peserta yang berisik atau makanan yang disuguhkan misalnya. Duduklah dengan tenang dan dengarkan materi yanh dibahas dengan seksama.
5. Gunakan template untuk mempermudah pekerjaanmu
Bagi kamu yang baru pertama kali atau notulis pemula, ada cara sederhana yang bisa kamu terapkan untuk mempermudah pekerjaanmu lho. Yup, caranya adalah dengan menggunakan template notulen yang bisa kamu unduh di internet.
Template notulen ini berupa kerangka yang sudah disusun dan tinggal kamu isi saja. Dengan menggunakan template notulen rapat ini, pekerjaanmu sebagai notulis bisa lebih praktis dan efisien. Simple banget bukan?
6. Sebelum dirilis, cek ulang notulen yang sudah kamu buat
Setelah acara selesai, notulis biasanya bertugas untuk merilis notulen yang dihasilkan. Notulen bisa diberikan pada pemimpin acara atau bisa juga dirilis kepada seluruh peserta. Nah, pastikan kamu sudah memeriksa ulang notulen yang kamu buat ya. Apabila ada kesalahan, kamu bisa memperbaikinya terlebih dahulu.
Notulen sangat bermanfaat untuk memberikan gambaran tertulis tentang bagaimana acara yang sudah berlangsung, termasuk hasil diskusi yang sudah disepakati bersama. Itulah mengapa sebagai notulis kamu harus bisa mempertanggung jawabkan isi notulen yang kamu buat.
Asalkan menerapkan poin-poin di atas, menjadi notulis bukan perkara sulit kok. Semoga artikel ini dapat bermanfaat dan memudahkan pekerjaanmu ya. Selamat mencoba!
